Der Startbildschirm und die Navigationsleiste leiten entsprechend dem Arbeitsablauf direkt zu allen Features. Die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an die Zugriffsrechte der Benutzer an. Nutzer sehen nur, was sie auch zum arbeiten benötigen.
Die Eckdaten der Veranstaltung dienen als Benutzerschnittstelle und geben neuen Helfern eine erste Orientierung.
Organigramm abbilden, Zugriffsrechte vergeben und festlegen, wer welchen Bereich verwaltet – so sind die Verantwortungsbereiche eindeutig hinterlegt und ermöglichen eine strukturierte Zusammenarbeit im Organisationsteam.
Die Google Maps-Integration ermöglicht den Import von Wettkampfstrecken und Lageplänen, um die Einsatzorte der Helfer dort zu markieren, wo sie anfallen. Diese Einsatzorte werden dann auch den Helfer angezeigt.
Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Fähigkeiten von den Helfern. Diese können als Eigenschaften in Stellenprofilen gebündelt in den Aufgaben hinterlegt und über das Fragebogen-Tool von den Helfern abgefragt werden.
Helferkartei Statistik Berichte & Exporte Automatisierungen Inbox Echtzeitkommunikation via SMS Akkreditierung (AddOn) Aufgaben Jede Aufgabe wird nach eine definierten Muster angelegt. Von Einsatzzeit & -ort, Aufgabenbeschreibung, Stellenprofil über relevante Dokumente – alles, was der Helfer zu seinem Einsatz wissen muss, wird zentral aus der Aufgabenverwaltung gesteuert.
Der Online-Fragebogen ist das zentrale Tool für die Helfer-Akquise und Zuteilung. Der Fragebogen gleicht die Fähigkeiten der Helfer mit den Eigenschaften aus den definierten Stellenprofilen ab. So können schnell und unkompliziert die wichtigsten Informationen über die Helfer in Erfahrung gebracht werden.
Basierend auf den Antworten der Helfer aus dem Fragebogen schlägt der Team Assistant die Helfer mit der höchsten Übereinstimmung vor und berücksichtigt dabei die zeitliche Verfügbarkeit. Auswählen, zuteilen, freigeben – einfacher lässt sich die Zuordnung der Helfer nicht gestalten!
Kontaktdaten, Email-Verlauf, Zu- & Absagen, Einsätze bei anderen Events oder die Antworten auf den Fragebogen – das CRM-Modul verwaltet alles Wissen zu den Helfern.
Über die Statistiken wird ein schneller Überblick zum Besetzungsgrad und mögliche Engpässe ermöglicht. Problembereiche fallen frühzeitig ins Auge und können vor dem Veranstaltungsbeginn ausgeglichen werden.
Über das Bericht-Tool können Berichte mit allen erfassten Informationen erstellt werden. Ausgabelisten für die Helfereinkleidung sind beispielsweise mit nur wenigen Klicks erstellt und weitergeleitet.
Durch automatisierte Benachrichtigungen wird der hohe Kommunikationsaufwand zwischen Veranstalter und Helfer deutlich reduziert. An welcher Stelle automatisierte Benachrichtigungen versendet werden, kann eingestellt und der Inhalt angepasst werden.
Mit dem systemeigenen Email-Provider läuft die Kommunikation über ein Postfach, wodurch ein koordinierter sowie transparenter Austausch gewährleistet wird.
Optional: Direkte Ansprache während der Veranstaltung via SMS-Push-Benachrichtigung: Das erhöht die Erreichbarkeit der Helfer und ermöglicht mehr Einblick in den entscheidenden Momenten.
Einen Schritt voraus gedacht: Erstelle mit dem Ausweis-Designer in wenigen Klicken die Akkreditierungsausweise für deine Helfer und regele die Zutrittsberechtigung auf dem Eventgelände auch für VIPs sowie externe Dienstleister.
