Die smarte Volunteer Management Software

Die Übersicht bei der Verteilung von Streckenposten zu behalten, ist eine echte Herausforderung bei einem Radsport-Event dieser Größenordnung. Auf den über 200 Kreuzungen und Einmündungen pro Etappe, die von unserem Volunteer-Team abgesichert werden, gilt es für meine Bereichsleiter und mich den Überblick zu behalten. Die besondere Schwierigkeit ist dabei nicht nur die reine Menge, sondern auch der Fakt, dass manche Helfer an einem Tag an mehrere Punkten der Strecke eingesetzt werden. Dabei war der Team Assistent in den Bereichen der Verfügbarkeiten und Kontaktoptionen ein erheblicher Gewinn für die Organisation. Mein Team freut sich außerdem schon darauf, die Vorarbeit und Helfer aus diesem Jahr zu großen Teilen für die nächste Auflage übernehmen zu können. Damit sparen wir nicht nur Zeit, sondern können wertvolles Wissen transferieren und Fehler vermeiden.

Der Team Assistent hat die Komplexität und den Arbeitsaufwand bei den Sport Austria Finals spürbar reduziert. Dank der klaren Übersichten, digitalisierten Rückmeldungen und integrierten Briefings war es unserem kleinen Team möglich, die rund 200 Helfenden über 7 Tage an knapp 16 Venues zu verteilen, zu informieren und den Venue ManagerInnen die Daten zu übermitteln.

Bei der Verteilung und dem Informieren unserer Helfer konnten wir entscheidende Zeit einsparen. Das Verteilen ließ sich deutlich schneller und mit weniger Fehlern durchführen, während die Ressortleiter jederzeit die aktuelle Anzahl ihrer Helfer sehen und diese mit wenigen Klicks kontaktieren konnten. Da wir in großen Teilen über ein eingespieltes Helferteam verfügen, war die Berücksichtigung von Wünschen, bzw. früheren Einsatzorten der Helfer, essentiell für die Zufriedenheit. Es wurden dazu analoge Abläufe und Vorwissen aus über 30 Jahren im Team Assistent digitalisiert sowie zusammengeführt. Das wäre uns ohne ein schlagkräftiges Tool, gerade mit dem pandemiebedingten Zeitdruck, bei knapp 400 Helfern nicht möglich gewesen.

Wir als Deutsche Triathlon Union e.V. haben schon mehrere Jahre unsere Erfahrungen in der Akquise und Koordinierung von zahlreichen ehrenamtlichen Helfer*innen sammeln können. Trotzdem sind wir froh mit Team Assistent einen kompetenten und serviceorientieren Partner für die Begleitung des gesamten Helfermanagements gefunden zu haben. Die Besonderheit von Team Assistent ist, dass dieses neu entwickelte Tool uns die Möglichkeit bietet auf einen breiten Erfahrungsschatz sowie gut strukturierte Prozesse zurückgreifen zu können. Zudem handelt es sich dabei um kein starres Tool, sondern berücksichtigt unsere speziellen Anforderungen und Wünsche als Spitzenverband und hat bis jetzt alle Aspekte zielgerichtet umsetzen können. Genau aus diesem Grund sind wir sehr stolz darauf Teil eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses zu sein, um das Aufgabengebiet „Helfermanagement“ auf eine sehr professionelle Ebene zu heben. Auf eine weitere gute Zusammenarbeit!

Das Tri Battle Royale war ein unvergleichbares Event mit einigen besonderen Herausforderungen. Aufgrund der Sperrung der Bundesstraße, des weltweiten Broadcastings entlang der Strecke und Corona-Auflagen war eine enge Zusammenarbeit mit Polizei, den Freiwilligen Feuerwehren sowie dem Landratsamt notwendig. Die konnten wir Dank des Team Assistent in nur einem Tool koordinieren. Dadurch existierte nur ein Planungs- und Informationsstand auf den alle Interessensgruppen zugreifen konnten. Da das Event erst- und einmalig stattfand, gab es außerdem keinerlei Erfahrungswerte, sondern viel Dynamik in der Planung. Mit dem Team Assistent konnten wir aber neue Positionen und Feedback laufend in die Organisation einfließen lassen, was uns das Vermeiden von Fehlern noch vor ihrer Entstehung ermöglichte.